Dalam menyelenggarakan sekolah agar menjelma menjadi sekolah yang efektif diperlukan beberapa elemen yang penting. Elemen ini berfungsi agar dalam pelaksanaannya semua pihak yang ada di sebuah sekolah sebagai komunitas pendidikan dapat bekerja sama dan bisa secara penuh berkontribusi demi kemajuan sekolah.
- Kebijakan dan prosedur.
Adalah upaya sekolah untuk mengedepankan dirinya lewat dokumen tertulis yang berupa kebijakan. Kebijakan berguna dalam meredam hal hal yang menjadi perdebatan ‘abadi’ di sekolah misalnya
- seragam
- perihal pemberian PR
- penggunan bahasa Inggris (di sekolah yang bilingual)
- menilai kinerja guru
- pelaksanaan field trip
- keterlambatan siswa
- bullying (perundungan di sekolah)
- tata cara komunikasi dengan orang tua siswa.
daftar diatas akan lebih banyak lagi sesuai dengan hal yang dihadapi sekolah dalam pelaksanaannya. Tidak heran hal ini disebabkan kebijakan sekolah sifatnya ‘meredam’ permasalahan agar sekolah punya ‘gigi’ atau kekuatan sebagai sebuah lembaga. Kebijakan ini bersifat mengikat bagi semua komponen di sekolah (siswa, guru, pimpinan dan orang tua siswa). Sebuah kebijakan bisa ditinjau tiap dua tahun sekali. Saat sebuah kebijakan akan dibuat dan disyahkan atau akan ditinjau ulang, semua pihak akan terlibat, dari komite sekolah sampai guru akan dimintakan pendapatnya.
Berikut adalah penjelasan lengkap dari situs https://www.thoughtco.com/draft-effective-policy-and-procedures-319457
Menulis kebijakan dan prosedur untuk sekolah merupakan bagian dari tugas seorang administrator (kepala sekolah dan manajemen). Kebijakan dan prosedur sekolah pada dasarnya adalah dokumen dimana sekolah dioperasikan. Adalah penting bahwa kebijakan dan prosedur di sebuah sekolah selalu dimutakhirkan. Setiap dua tahun harus ditinjau dan direvisi seperlunya, dan kebijakan dan prosedur baru harus ditulis sesuai kebutuhan.
Panduan berikut adalah tip dan saran yang perlu dipertimbangkan saat mengevaluasi kebijakan dan prosedur lama atau menulis yang baru.
MENGAPA EVALUASI KEBIJAKAN DAN PROSEDUR SEKOLAH PENTING?
Setiap sekolah memiliki buku pegangan siswa, buku pegangan guru dan staf , dan buku pegangan staf bersertifikat yang dilengkapi dengan kebijakan dan prosedur. Ini adalah bagian penting setiap sekolah karena mereka mengatur kejadian sehari-hari yang terjadi di sekolah.
BAGAIMANA MENULIS KEBIJAKAN YANG AKAN MENJADI SOLUSI BAGI PERMASALAHAN DI SEKOLAH?
Kebijakan dan prosedur biasanya ditulis dengan target tertentu, Ini termasuk siswa, guru, administrator, staf pendukung, dan bahkan orang tua.
Kebijakan dan prosedur harus ditulis agar audiens target mengerti apa yang diminta atau diarahkan pada mereka. Misalnya, sebuah kebijakan yang ditulis untuk buku pegangan siswa sekolah menengah harus ditulis di tingkat sekolah menengah dan dengan terminologi yang rata-rata akan dimengerti oleh siswa sekolah menengah.
BAGAIMANA MEMBUAT SEBUAH KEBIJAKAN MENJADI JELAS
Kebijakan Sekolah bersifat informatif dan langsung artinya informasinya tidak ambigu, dan selalu langsung ke pokok permasalahan, jelas dan ringkas. Kebijakan yang ditulis dengan baik tidak akan menimbulkan kebingungan. Kebijakan yang bagus juga selalu update. Misalnya, kebijakan yang berhubungan dengan teknologi (IT) mungkin perlu diperbarui seiring dengan pesatnya evolusi industri teknologi itu sendiri. Kebijakan yang jelas mudah dimengerti. Pembaca kebijakan seharusnya tidak hanya memahami makna kebijakan tapi juga memahami nada dan alasan yang mendasari kebijakan itu ditulis.
KAPAN MENAMBAH KEBIJAKAN BARU ATAU MEREVISI SEBUAH KEBIJAKAN?
Kebijakan harus ditulis dan / atau direvisi sesuai kebutuhan. Buku pegangan siswa dan semacamnya harus ditinjau setiap tahun. Pimpinan sekolah harus didorong untuk menyimpan dokumentasi semua kebijakan dan prosedur yang mereka rasa perlu ditambahkan atau direvisi saat tahun ajaran berjalan. Ada saatnya sekolah perlu menerapkan kebijakan baru atau revisi yang berlaku segera dalam tahun ajaran, namun sebagian besar waktu, kebijakan baru atau revisi harus mulai berlaku pada tahun ajaran berikutnya atau dua tahun sekali.
2. Struktur organisasi dan Job description bagi setiap posisi di sekolah
Sebuah struktur organisasi di sekolah ada untuk membantu semua yang bekerja di sekolah agar bekerja pada rel atau jalur yang sudah ditentukan.
Keuntungan dari adanya struktur organisasi di sekolah adalah:
– semua pihak menjadi jelas tanggung jawab dan apa yang mesti dikerjakan
– semua pihak jadi tahu bertanggung jawab pada siapa dan bisa meminta bantuan pada siapa
– tidak ada senior dan yunior, semua bekerja menurut alur dan jobdes
Cara membuat struktur organisasi
– pisahkan antara aspek akademis dan non akademis
– akademis dikepalai oleh kepala sekolah
– non akademis dikepalai oleh bisnis manajer atau kepala tata usaha
– kepala sekolah membawahi koordinator guru dan guru
– kepala TU membawahi staf keuangan dan lain lain
– kepala TU punya jabatan setingkat kepsek atau wakil kepsek
– jabatan wakil kepsek tergantung skala sekolah, bisa ada atau tidak bergantung kebutuhan
Beberapa hal yang perlu diperhatikan
– koordinator guru dan guru punya jam yang sama.
– di SD koordinator guru membawahi kelas paralel atau di SMP dan SMA koordinator guru membawahi guru yang mengajar bidang studi sejenis (head of departement)
Memang kesannya dalam struktur ada banyak koordinator atau kepala namun hal ini penting dalam rangka pengawasan dan umpan balik dari bawah ke atas atau sebaliknya. Sekolah yang baik memang sekolah yang lincah dalam bergotong royong dan memikul tugas secara bersama sama
Blog Guru Kreatif 