Mengurai 4 sumber kekusutan pengelolaan sekolah

Saya pernah mendengar lelucon ketika seorang pemilik sekolah berkata bahwa lebih mudah mengatur ribuan karyawannya di pabrik atau unit usahanya yang lain daripada mengatur belasan guru di sekolah yang ia miliki. Hal ini benar sekali dikarenakan sekolah sebagai sebuah lembaga punya karakteristik sendiri yang tidak dimiliki oleh lembaga lain.

Mendirikan sekolah swasta itu sebuah hal yang di masa sekarang cukup mudah untuk dilakukan. Apalagi bagi para pebisnis yang ingin mencoba peruntungannya dengan membuat sekolah swasta. Dengan modal yang tidak terlalu besar yang diiringi dengan sedikit ‘idealisme’ maka ‘jreeng’ jadilah sebuah sekolah. Idealismenya bisa apa saja, dari idealisme memajukan pendidikan anak bangsa, sampai mendirikan sekolah karena anaknya sendiri tidak bisa bersekolah ditempat yang baik dimana ia tinggal.

Pemerintah dalam hal ini sebagai masih mensyaratkan ukuran lahan dan bangunan sebagai syarat dasar dalam mendirikan sekolah. Belum ada pendampingan yang berarti dan menyeluruh bagi pihak swasta yang ingin berbisnis di dunia pendidikan. Saat yang sama pemilik sekolah swasta (baca pemilik modal) masih membawa ‘gayanya’ dalam mengelola usaha miliknya saat mengelola sekolah.. Tidak heran dikarenakan para pemilik sekolah swasta biasanya mempunyai bisnis lain sebelum memutuskan untuk mendirikan atau membuat sekolah. Gaya yang saya maksud antara lain, ‘gaya’ ketika mengelola anak buah yang dalam konteks di sekolah berarti guru-guru atau ‘gaya’ lain yang sedikit banyak akan berpengaruh dalam caranya mengelola sekolah.

Saya pernah mendengar lelucon ketika seorang pemilik sekolah berkata bahwa lebih mudah mengatur ribuan karyawannya di pabrik atau unit usahanya yang lain daripada mengatur belasan guru di sekolah yang ia miliki. Hal ini benar sekali dikarenakan sekolah sebagai sebuah lembaga punya karakteristik sendiri yang tidak dimiliki oleh lembaga lain.

Jika anda pengelola sekolah atau orang yang akan mendirikan sekolah, maka hal-hal dibawah ini sangat penting untuk dikelola dengan baik dan dicarikan jalan keluarnya. Dikarenakan hal-hal inilah yang bisa menjadi batu sandungan atau hal yang jika tidak dikelola dengan baik akan membuat sekolah anda mandeg alias jalan ditempat.

1. Komunikasi mengenai visi misi

Guru, kepala sekolah, orang tua siswa dan pemilik tidak sejalan dalam menerjemahkan kemana arah sekolah akan menuju. Misalnya guru merasa pemilik sekolah terlalu hemat dan senangnya ‘untung’ didepan secara bisnis. Kepala sekolah biasanya yang ‘terjepit’ ditengahnya karena dimusuhi oleh guru-gurunya ketika membawa ‘pesan’ penghematan dan perubahan dari pihak pemilik sekolah.

Solusi

Semua komponen di sekolah mesti punya visi dan misi yang sama.Sebuah visi misi yang baik mudah dilihat di setiap sudut sekolah dan bernuansa mendahulukan kepentingan siswa diatas segalanya.  Kepala sekolah mesti dibiarkan mandiri mengambil keputusan dengan arahan dan pengawasan Dewan Sekolah dan POMG (Persatuan Orang tua Murid dan Guru). Pemilik sekolah mesti sabar untuk tidak memikirkan untung sebelum masa 10 tahun. Sebelum masa itu semua keuntungan mesti dikembalikan dalam bentuk fasilitas dan ‘benefit’ bagi karyawan.

  2. Pengelolaan sumber daya manusia (kepala sekolah, guru, tata usaha, satpam sampai pesuruh)

Orang tua siswa di banyak sekolah yang saya temui sering mengeluh betapa guru-guru anaknya yang bagus-bagus seringnya malah keluar (tidak betah). Orang tua siswa juga sering mengeluhkan mutu tata usaha, satpam sampai pesuruh yang ‘meragukan’ (tidak cocok bekerja di sekolah, tidak perhatian kepada anak sampai meragukan latar belakangnya) hal ini dikuatkan oleh peristiwa di salah satu sekolah di Jakarta.

Solusi

Bentuk divisi HR (human resource) atau minta satu orang karyawan bertanggung jawab pada urusan kontrak kerja dan hak-hak karyawan dan ‘general affair’ atau urusan umum. Minta kepala sekolah yang menegur jika ada guru yang bermasalah dan minta kepala ‘general affair’ yang menegur tata usaha, satpam sampai pesuruh yang berbuat diluar arahan. Sekolah mesti punya ‘teacher handbook’ dan peraturan karyawan yang jelas mengatur hak dan kewajiban kesemuanya berisi ‘job description setiap jenis pekerjaan yang ada di sekolah. Segala perselisihan diselesaikan dengan mengacu pada sistem yang ada. Sangat terlarang jika pemilik sekolah yang langsung menegur bawahan, dikarenakan karyawan akan lebih mudah ‘sakit hati’ jika yang menegur adalah si pemilik sekolah langsung.

3. Mengelola keluhan

Keluhan bisa datang dari mana saja, di sekolah keluhan yang paling banyak datang berasal dari orang tua siswa baru kemudian datang dari guru dan karyawan. Keluhan yang paling utama biasanya mengenai pelayanan pengajaran dan pendidikan, fasilitas yang sekolah miliki sampai pelayanan di luar aspek pendidikan

Solusi

Kunci penyelesaian keluhan adalah niat baik untuk menyelesaikan tanpa mesti mencari siapa yang salah. Kepala sekolah adalah benteng dalam menghadapi masalah keluhan di sekolah. Ia mesti punya kemauan/keterampilan mendengar sekaligus fokus pada penyelesaian masalah. Sangat terlarang untuk menyelesaiakan keluhan dengan perkataan, “ah itu hanya perasaan ibu/bapak saja”. Buka semua saluran komunikasi, dari telepon, sms sampai media sosial untuk menjaring isi hati orang tua siswa. Guru mesti didampingi oleh kepala sekolah saat menyelesaikan keluhan orang tua siswa di kelasnya

4. Penentuan anggaran tiap tahun ajaran

Bagi semua yang berkecimpung di dalam bisnis murni (mencari keuntungan) sebuah sekolah adalah lembaga yang ‘penuh pemborosan’. Kertas yang dibuang-buang, fasilitas sekolah yang ‘sangat mudah rusak’, guru yang tahunya hanya meminta dibelikan ini itu bagi pengajarannya tanpa mau merawat serta tuntutan orang tua siswa yang senangnya membanding-bandingkan dengan fasilitas yang ada di sekolah lain.

Solusi

Ujung tombak dari penentuan anggaran adalah kepala sekolah. Ia mesti jadi orang yang bisa meyakinkan pemilik sekolah bahwa permintaannya adalah penting dan tidak mengada-ada. Sekolah mesti punya mekanisme penentuan anggaran tiap akhir tahun ajaran (bulan Januari sampai Mei) untuk tahun ajaran berikutnya. Pemilik sekolah mesti terbuka pada kepala sekolah mengenai kondisi keuangan sekolah. Kepala sekolah bertugas mengumpulkan permintaan (wish list) dari setiap guru apa yang ia perlukan untuk satu tahun ajaran kedepan. Kepala sekolah minta setiap guru untuk bisa memberi alasan yang kuat mengapa ia perlu barang ini dan itu. Dengan demikian setelah bulan Mei sekolah siap untuk menghadapi tahun ajaran baru, dan setelah bulan mei anggaran akan dikunci untuk kemudian tidak ada permintaan yang baru. Saat tahun ajaran dimulai sekolah tinggal lakukan eksekusi pembelian dan pengadaan sesuai dengan permintaan. Sangat terlarang sekolah meniadakan atau mengurang-ngurangi sebuah kebutuhan anggaran yang telah diputuskan dikarenakan guru akan sangat kecewa.

4 hal diatas adalah hal yang umum menjadi potensi masalah jika tidak dikelola dengan baik. 10 tahun adalah waktu yang cukup untuk mengasah kemana sebuah sekolah akan menuju. Sekolah yang jalan ditempat biasanya karena lalai merencanakan dan menjadikan 4 hal diatas sebagai ‘makanan sehari-hari’ alias masalah ada namun tidak pernah dengan serius diselesaikan sehingga menjadi api dalam sekam yang menghambat sekolah untuk menjadi sekolah yang efektif dan menjadi kepercayaan masyarakat.